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Quieres hacer una presentación moderna e innovadora, usa Prezi

20 noviembre, 2013

Prezi es una de las herramientas más innovadoras para hacer presentaciones. ¿Pero cómo podemos realmente sacarle partido? Te presentamos una serie de consejos para aprovechar al máximo el programa, y transformar las reuniones aburridas en algo completamente diferente.

Prezi

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20 DE NOVIEMBRE DE 2013, 01:28
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Prezi es, actualmente, una de las mejores herramientas de presentaciones que existe. Con una vuelta de tuerca gracias a la aplicación de una Zooming User Interface, este programa tiene muchos usos, que van desde lo académico hasta lo empresarial. Pero tiene además una curva de aprendizaje importante. Hoy les daremos más consejos para Prezi, para aprovecharlo al máximo y poder sacarle partido a sus muchas funcionalidades.

A mediados del año pasado, les dimos 10 consejos para convertirse en expertos de Prezi, desde la organización de la información hasta algunas funcionalidades adicionales de la herramienta como la importación de archivos desde Power Point. Algunos meses más tarde, también hablamos de las claves para hacer buenas presentaciones con Prezi y poder aprovecharla al máximo: desde la creación de templates hasta el uso de mind maps. Hoy continuaremos con esta línea, con más consejos para Prezi relacionados con el trabajo colaborativo, las aplicaciones, la forma de pensar a la hora de plantearnos hacer un Prezi, y más.

Trabajando en equipo

Una de las cosas que más importan a la hora de usar una suite de ofimática que contenga una herramienta para presentaciones es la posibilidad de trabajar en equipo. Google Slides y Office 365 nos permite hacer esto, pero como sabemos, estos programas no tienen el impacto que puede llegar a tener Prezi en una presentación. Usar Prezi es mucho más dinámico, pero no tenemos que depender de una única computadora para terminarlo.

De hecho, Prezi soporta el trabajo colaborativo con la posibilidad de crear partes del Prezi de forma remota, por otras personas. Hasta 10 usuarios de la plataforma pueden colaborar en un mismo Prezi al mismo tiempo, y en el caso de las presentaciones online, pueden ser “asistidas” por 30 usuarios. Esto puede ser muy práctico para las clases pequeñas. Volviendo al trabajo colaborativo, un mismo equipo puede trabajar sobre una presentación, sobre las mismas ideas, al mismo tiempo.

Esto puede tener variadas aplicaciones, dependiendo del uso que le demos a Prezi. Por ejemplo, puede ser usado durante reuniones o sesiones de brainstorming, para que todos dejen asentado una idea rápidamente, y que todos los demás puedan verla. También es muy práctica en el caso del teletrabajo, donde poder coincidir en horario y fecha con muchas personas es más complicado, y aún así necesitamos su input. No nos olvidemos además de la posibilidad de presentar los Prezi en vivo y en directo, hasta 30 usuarios mirándonos, lo cual, como dijimos, puede tener aplicaciones educativas.

Las aplicaciones

Hablando de aplicaciones, pero más bien de las que podemos instalar. Prezi también está presente en una variedad de sistemas operativos. Lo podemos usar desde la web, en su versión gratuita, pero además, nos ofrece dos planes diferentes a través de los cuales podemos descargar determinadas herramientas. Con el plan Pro, el más elite de la lista, podemos usar la suite de aplicaciones que se inicia con Prezi para el escritorio.

En este caso, en lugar de tener que usar Prezi desde la web, y por ende, depender de una conexión de Internet, podemos hacerlo tranquilamente desde el ordenador. Para algunas universidades o colegios que no tienen una conexión a Internet pública, es una buena idea tener este programa para trabajar desde la clase o hacer las presentaciones sin tener que recurrir a Power Point porque no tenemos conexión.

Por otro lado, Prezi también está presente para iOS. La versión para iPad, claramente, podrá ser mejor aprovechada que la de iPhone, gracias a las bondades de tener una pantalla más grande. Estas aplicaciones se relacionan también con el trabajo colaborativo, dado que otra persona que no se encuentra con nosotros puede participar de la creación de un Prezi sin necesidad de estar en una computadora.

Olvida las diapositivas

Lo primero que tenemos que entender es que Prezi no se maneja con diapositivas. Y si venimos de usar Power Point de una manera asidua, será difícil poder acomodarnos. Difícil, pero no imposible. Prezi es una plataforma muy visual, donde tenemos que seguir un camino, y no simplemente volcar información dentro de un slide. Como dijimos en otro de nuestros posts, el primer paso para hacer esto es crear un path o ruta, que es el camino que vamos a recorrer dentro de un Prezi.

Gracias a su ZUI (Zooming User Interface) vamos a poder hacer zoom in y zoom out de diferentes secciones del Prezi, volver cuando consideremos necesario a una parte que hayamos visto en el pasado, y adelantarnos a una conclusión para después justificarla, entre otras cosas. La linealidad de una presentación “normal” no tiene por qué ser seguida mientras usamos Prezi, y este es uno de sus valores diferenciales.

Uno de los mejores consejos para Prezi que podemos darles es que olviden todos los prejuicios y preconceptos que tengan sobre las presentaciones. La verdad es que con Prezi se pueden lograr cosasdinámicas, divertidas, y que tengan valor. Y este es su diferencial en comparación con otras herramientas. Si mientras lo usamos seguimos pensando en diapositivas, estaremos desaprovechando su potencial.

Usa atajos de teclado

Como saben, nosotros somos fanáticos de los atajos de teclado, y no somos los únicos. No por nada tenemos atajos de teclado en prácticamente toda plataforma imaginable, desde programas de ofimática hasta navegadores de Internet, y también Gmail, Facebook y Twitter. Prezi no se queda atrás y nos brinda la posibilidad de activar una serie de atajos de teclado para ahorrar tiempo e incrementar nuestra productividad.

Es importante considerar que los atajos de teclado, también conocidos como Accesos Directos dentro de Prezi, están deshabilitados por defecto en la plataforma. Para poder activarlos, tenemos que ir al menú de Ayuda, y hacer clic en el botón de “Activar”. Una vez que hacemos esto, ya podemos usarlo. Lo bueno de estos atajos es que generalmente sólo involucran una tecla, y no una combinación de teclas como podemos encontrar en Windows, Mac y el resto de los programas (aunque sí hay algunos atajos más avanzados que incluyen la combinación de letras).

¿Cuáles son los atajos de teclado más importantes? Con F, podemos dibujar un marco, que es la estructura mínima indispensable para trabajar con Prezi. Presionando F dos veces, podemos elegir qué tipo de marco vamos a usar (por ejemplo, un círculo o un rectángulo). Presionando L podemos insertar un archivo, ya sea una foto o un video. Presionando P, podemos ir al modo path para hacer ediciones fundamentales. Con 1 y 2 nos acercamos y alejamos, respectivamente. Estos son sólo algunos, pero el resto se puede encontrar en la página de ayuda de Prezi.

La creación de templates

En una entrega anterior sobre Prezi hablamos sobre la creación de templates, pero no mencionamos cómo se puede lograr. Hoy avanzaremos con un poco más de esto, dado que es un consejo fundamental para poder hacer una buena presentación ahorrando tiempo. Nos interesa crear un template cuando normalmente hacemos muchas presentaciones, y queremos que la gran mayoría tenga un formato similar o siga la misma ruta. Por eso, Prezi nos habilita la posibilidad de guardar las presentaciones de esta forma.

Prezi

Un template o tema, en el caso de Prezi, involucra también algunas cuestiones estéticas como colores, tipografía, y ubicaciones. Una vez que estamos dentro del Prezi, tenemos que seleccionar “Plantilla”, en el menú superior, y luego “Guardar Tema Actual”. Con esto, tan simple, ya tendremos guardado un template. Estará disponible en nuestra biblioteca de temas, y podrá ser usado en cualquier otro momento, cuando lo necesitemos.

¿Es Prezi el reemplazo absoluto de Power Point? No necesariamente. Ya pueden imaginar que crear un Prezi es un poco más complicado y requiere que le dediquemos más tiempo. Por otro lado, algunos rubros empresariales sencillamente necesitan tener presentaciones que vayan más al grano. Como siempre que hablamos de herramientas, es importante considerar cuál es el uso que se le va a dar antes de adquirirlas. En el caso de Prezi, el consejo es el mismo (aunque tenemos 30 días para poder probar el software).

Prezi es una de las herramientas más creativas que ha surgido en años. Se trata de un software para presentaciones con una interfaz de usuario con zoom, o Zooming User Interface (ZUI) que hace quedar a Power Point como un primo lejano y anticuado. Esta herramienta nos permite hacer un compendio de información linear y no linear, creando “caminos” que seguimos durante, por ejemplo, una charla o una lección en la universidad.

La compañía se lanzó en 2009, y desde ese entonces han sumado cada vez más adeptos. Pero el universo de Prezi es algo complicado de aprovechar, porque cuenta con muchas funcionalidades que a veces permanecen ocultas. Por eso, hemos armado una guía con 10 consejos para principiantesque podemos usar si recién estamos conociendo el universo Prezi.

  • Usar frames: cuando estamos trabajando en Prezi, es importante comprender que tenemos que organizar la información dentro de cuadros que se irán moviendo a medida que vayamos recorriendo el camino que tenemos planeado. Un buen consejo es dividir el Prezi en unidades de tiempo, dedicándole un tiempo limitado a la presentación. Cada una de estas unidades se puede dividir en temáticas, y nos ayudará a ubicarnos espacialmente. Lo que nos lleva a nuestro próximo consejo.
  • Usar referencias: perderse en Prezi es fácil, dadas todas las posibilidades que tenemos. Por eso,es importante usar referencias, en lugar de hacer zoom por todos lados y desorientar a nuestro auditorio. Con tener un marco general en el cual vamos desarrollando ideas que son subalternas a este, estaremos bien. No es necesario hacer un marco por cada una de las ideas que tenemos, sino que tenemos que tener todo bien organizado.
  • Importar una presentación en Power Point: es posible que tengamos ya trabajada una presentación en Power Point pero necesitemos hacerla más interesante y dinámica. No es necesario comenzar a trabajar desde 0: estos archivos se pueden importar a Prezi para armar una presentación. Para poder hacerlo, tenemos que hacer click en Insertar > PPT, y Prezi podrá añadir un path, el camino que siguen las dispositivas, de forma automática –aunque más tarde también podremos editarlo-.
  • Modificar el template: aunque en líneas generales tenemos algunas determinaciones impuestas por Prezi, lo que podemos hacer además es agregar algunas modificaciones de diseño. Por ejemplo, el color de la tipografía. Mientras que Prezi nos ofrece una variedad de tres colores, podemos cambiarlos escribiendo primero nuestro texto, y luego hacer click en el tool tip con un editor de colores.
  • Descargar en PDF: quizás algunos imaginan que con tanta tecnología ZUI, no vamos a poder llevarnos la presentación a casa si así lo queremos. Al contrario, podemos hacerlo a través de la opción de descargar en PDF que tiene Prezi, que hace que se guarden en el ordenador todos los “slides” en un archivo PDF bien ordenado. Atención, porque para que funcione correctamente tenemos que tener un path no demasiado complicado.
  • Guardar en un disco externo: aunque muchos piensan que la potencialidad de Prezi reside en su capacidad de red, en realidad podemos usarlos como un simple archive más. Esta funcionalidad gratuita nos permite descargar una versión de Prezi que podemos guardar en un pendrive o en un disco externo, y que garantiza que no tendremos que depender de una conexión a internet para poder hacer la presentación.
  • Aprovechar el zoom: cuando hacemos zoom, las personas ya pueden adivinar de qué vamos a hablar a continuación. Esta es una buena oportunidad para aprovechar la funcionalidad de zoom de Prezi, que nos permite esconder cosas realmente pequeñas, y hacer un impacto en la audiencia. Podemos sorprender haciendo un zoom in intenso en alguna de las partes de la presentación, para probar algún punto o dar información novedosa. No todo tiene por qué estar en la misma escala de tamaño.
  • Usar imágenes en PDF: aunque es una falla importante, Prezi no se lleva demasiado bien con los formatos JPEG y GIF. Podemos usar un editor de imágenes simple para convertir a PDF, y notaremos la diferencia cuando usamos diferentes imágenes.
  • Usar videos y audio: si estamos acostumbrados a usar Power Point, comprenderemos que insertar contenido multimedia puede ser algo engorroso. Con Prezi, al contrario, deberíamos, para hacer de la presentación algo más entretenido. Los videos, audio e imágenes se pueden agregar con el botón de insertar.
  • Aprovechar las cuentas de estudiantes y profesores: si trabajamos en el ámbito educativo, Prezi es una herramienta que tenemos que probar sí o sí. Por eso, podemos hacer uso de las ofertas, regalos y planes especiales que tiene Prezi, además de formar parte de la comunidad de Prezi Udonde no solamente podemos encontrar consejos, sino que además podemos bajar contenidos de otras instituciones educativas.

     

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